Datenschutz / Sichere Datenübertragung

Datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung sowie Kanzlei-Informationen zur sicheren Datenübertragung ab Mai 2018.
Anschreiben DS-GVO Mai 2018.DOCX
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Die sog. EU-Datenschutz-Grundverordnung ist am 25.5.2016 in Kraft getreten. Entsprechend einer darin geregel­ten Übergangsfrist kommt sie 2 Jahre nach ihrem Inkrafttreten zur Anwendung. Verpflichtend gilt die EU-Daten­schutz-Grundverordnung also ab dem 25.5.2018.

 

Sollten zu diesem Stichtag Unternehmensprozesse nicht unternehmensspezifisch angepasst worden sein, und sollten in diesem Zusammenhang die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung nicht oder nicht in ausreichendem Maß umgesetzt worden sein, können empfindliche Sanktionen und Bußgelder verhängt werden.

 

Was ändert sich in unserer Zusammenarbeit?

 

Bitte beachten Sie, dass wir bei der Erledigung von Buchführung oder Lohnabrechnung kein sog. Auftragsverarbeiter sind, da wir unseren Beruf berufsrechtlich eigenverantwortlich und selbständig ausführen müssen. Eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung wird mit uns also nicht geschlossen.

 

Datenschutz war uns natürlich schon immer wichtig und wird es bleiben.

Neben den originären datenschutzrechtlichen Regelungen der DS-GVO und des BDSG-neu finden nach wie vor berufsrechtliche Regelungen, insbesondere die Verschwiegenheitspflicht (§57 Abs. 1, §§62, 62a StBerG) Anwendung.

 

In der Vergangenheit ist der Datenschutz, besonders in Bezug auf die Übermittlung von vertraulichen Daten per E-Mail zwischen Kanzlei und Mandant verhältnismäßig praktisch gehandhabt worden.

Um eine Bearbeitung der Lohn-, Finanzbuchführung und Abschlusserstellung im Rahmen der EU-Datenschutz-Grundverordnung zu gewährleisten, haben wir unsere Prozesse entsprechend bei der Übertragung von Unterlagen angepasst.

 

Neue Übertragungswege von Steuer-, Lohn- und Buchhaltungsunterlagen

Um einen einfachen digitalen Übertragungsweg zu ermöglichen, haben wir uns für das Produkt Team Drive, eine Cloud-Lösung, entschieden.

Das Datenschutzgütesiegel des Landeszentrums für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD) bestätigt: TeamDrive ist generell zur Speicherung und zum Teilen von Daten und Informationen, die einem Berufsgeheimnis im Sinne des § 203 StGB unterliegen, geeignet. Ihre Daten werden hierbei Ende-zu-Ende-verschlüsselt unter Verwendung von AES-256 (Advanced Encryption Standard).

Auch der Deutsche Anwaltverein DAV empfiehlt seinen Mitgliedern TeamDrive als rechtskonforme Cloud Lösung.

Mehr Infos unter https://www.teamdrive.com/de/zertifizierung/

 

Über TeamDrive werden wir jedem Mandanten ein Datenraum (sog. Space) zur Verfügung stellen, in dem wir Ihnen Ihre Auswertungen, Unterlagen etc. zum lokalen Abspeichern bereitstellen.

Ebenso können Sie uns im Datenraum Unterlagen zur Verfügung stellen (z.B. Arbeitsverträge neuer Mitarbeiter etc.).

 

Das Systemhaus CDS Peter Griese GmbH hat hier für uns die Abwicklung im Hosting übernommen, so dass Sie auf Ihren Datenraum über folgenden Link den Zugang haben:

 

Datenraum-Zugang:          https://teamdrive.cds-systeme.de

 

Der Zugang erfolgt per E-Mail-Adresse und Passwort.

 

Bitte teilen Sie uns auf der beigefügten Liste mit, welche Mitarbeiter / E-Mail-Adressen Zugriff auf Ihren Datenraum erhalten sollen.

Bitte unterschreiben Sie uns zudem die angehängte Datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung.

 

Innerhalb des Datenraumes können Sie Dokumente öffnen und lokal speichern oder per Drag-and-Drop zur Übergabe an uns einfügen.

 

Innerhalb eines Datenraumes kann es verschiedene Ordner geben; die Zugriffsrechte sind jedoch für den gesamten Datenraum identisch. Sollten Sie verschiedene Zugriffsrechte benötigen (z.B. GF auch für Gehälter/Personalunterlagen, Verwaltung nur für Buchführungsunterlagen) legen wir für Sie zwei verschiedene Datenräume an.

 

Der Datenraum ersetzt nicht die ggf. bereits vorhandene Nutzung von Datev Unternehmen Online (UO) oder Datev Arbeitnehmer online (AO), sondern ergänzt diese lediglich für die Übermittlung von Unterlagen, die nicht in Datev UO oder AO erfasst werden.

 

Einmalige Datenübermittlungen an die Kanzlei (ebenfalls über TeamDrive) können Sie auch über folgenden Briefkastenlink vornehmen:

 

Briefkasten-Zugang:         http://bit.ly/StB_Ponikwar_Upload

  

WICHTIG! Da ein Briefkasten an sich keinen Absender erfasst, geben Sie bitte im Kommentarfeld immer Ihren Namen sowie einen kurzen Betreff an.

 


Wir sind uns dessen bewusst, dass diese Thema auf den ersten Blick die Bürokratie und Komplexität erhöht und danken für Ihr Verständnis.

 

 

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